Что делать, если предприниматель хочет оформить работников, но он не имеет возможности воспользоваться помощью кадровика или HR-менеджера? В таком случае ему могут быть полезны некоторые сведения о правильном заключении трудовых и гражданско-правовых договоров.
Далеко не каждый предприниматель имеет возможность держать в штате кадровика. Как правило, денег хватает только для оплаты работы приходящего бухгалтера. На него же обычно и возлагаются обязанности по оформлению кадровых документов.
Однако нельзя забывать, что у каждой работы есть свои особенности, и бухгалтер может не знать некоторых нюансов трудового делопроизводства, или просто упустить их. Кроме того, приходящий работник (бухгалтер, не оформленный по трудовому договору) не несет почти никакой ответственности за качество своей работы, поэтому предприниматель рискует нарваться на недобросовестного специалиста, относящегося к своим обязанностям «спустя рукава».
Поэтому, если предприниматель еще не имеет возможности нанять кадровика, то он может заняться некоторыми вопросами самостоятельно.
Нанимать работников может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Оформлять трудовую деятельность можно двумя путями: заключив трудовой или гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг, поручения и т.п.).
С гражданско-правовыми договорами все достаточно просто. Для оформления работника нужно:
- Заключить необходимое соглашение. Один экземпляр отдать работнику;
- Оплатить соответствующие взносы в пенсионный фонд;
- Удержать начисленную сумму налога на доходы физических лиц из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Оформить работника по трудовому договору несколько сложнее. Для начала нужно потребовать у работника следующие документы:
- паспорт или другую удостоверяющую личность бумагу;
- трудовую книжку (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работа предполагается на условиях совместительства);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Отсутствие регистрации по месту жительства, пол, возраст, социальное положение, внешний вид работника — не является препятствием к заключению трудового договора.
После того как работодатель убедится, что работник соответствует всем его требованием о работе и имеет все необходимые документы, работодатель должен:
- Заключить трудовой договор. Один экземпляр отдать работнику.
- Если работник подпадает под определенные Правительством РФ категории, то составить договор о полной материальной ответственности (например, это может быть кассир или бухгалтер). Один экземпляр отдать работнику.
- При необходимости можно подписать положение о коммерческой тайне и соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Один экземпляр отдать работнику.
- Подписать приказ о приеме работника на работу и ознакомить работника с данным приказом.
- Ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка.
- Ознакомить работника со штатным расписанием.
- Ознакомить работника с графиком отпусков.
- Ознакомить работника с его должностной инструкцией.
- Заполнить карточку Т-2.
- Сделать соответствующую запись в трудовой книжке.
- Взять трудовую книжку у работника и положить ее на хранение в сейф. Там она будет храниться до тех пор, пока трудовой договор не истечет или не будет расторгнут.
- Получить на сотрудника полис ОМС.
Если работодатель — индивидуальный предприниматель, то трудовой договор должен быть зарегистрирован в Пенсионном фонде в срок не позднее 30 дней со дня его заключения.
Постановка на учет в Пенсионном фонде оговорена определенными сроками, и чтобы не пришлось платить штрафы, важно их соблюсти. Иначе, в соответствии с Законом «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» нарушение установленного срока регистрации повлечет взыскание штрафа в размере 5 000 рублей. В случае задержки регистрации до 120 дней, штраф составит 10 000 руб.
Для регистрации трудового договора в Пенсионном Фонде нужно предоставить:
- Документ, удостоверяющий личность страхователя и подтверждающий регистрацию по месту жительства;
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- Трудовой договор (договор гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, а также авторский договор), подписанный работодателем и работником.
Если все вышеперечисленные требования будут соблюдены, то в случае потенциального спора с работником, либо соответствующей проверки надзорных или контролирующих органов работодатель сможет быть уверен в том, что все оформлено правильно.
