С 1 января 2012 года вступило в силу новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, которое разрабатывалось, и было утверждено ЦБ РФ еще в октябре 2011 года.

Главной особенностью Положения стало то, что при его разработке были учтены и интересы Индивидуальных Предпринимателей. Так, например, Положение определяет порядок организации работы по ведению кассовых операций, а также порядок приема наличных денег в кассу и выдачи их из кассы.

В Положении установлен порядок ведения кассовой книги для учета поступающих и выдаваемых наличных денег; порядок определения лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе, и учреждены правила обеспечения порядка ведения кассовых операций. Однако наибольший сюрприз в новом Положении ждал именно индивидуальных предпринимателей.

Кассовая дисциплина для ИП

Довольно долгое время вызывал споры вопрос о необходимости соблюдения индивидуальными предпринимателями кассовой дисциплины. Представители ЦБ РФ и сотрудники Федеральной налоговой службы полагали, что предприниматели обязаны руководствоваться прежним Положением, утвержденным еще в 1993 году.

Их мнение разделял и Верховный Суд РФ, судьи которого говорили, что соблюдать кассовую дисциплину должны те Индивидуальные Предприниматели, которые уплачивают ЕНВД.

Кроме того, если учесть что в Налоговом Кодексе РФ предусмотрена обязанность руководствоваться порядком ведения кассовых операций в наличной и безналичной форме «вмененщиков», к которым относятся как юридические лица, так и ИП, то последних просто принуждали к этому.

Да и сама арбитражная практика по этому вопросу была неоднородной. Проблема была частично разрешена после выхода Постановления Президиума ВАС РФ N 1411/10 от 29 июня 2010 года, в котором арбитры пришли к выводу, что Порядок не должен распространяться на ПБОЮЛ даже в тех случаях, когда предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения или уплачивает единый налог на вмененный доход. Согласились с мнением высших судей и представители Министерства финансов, о чем сообщили в своем Письме N 03-01-10/1-15 от 2 марта 2011 года.

Таким образом, Индивидуальным Предпринимателям было позволено нарушать кассовую дисциплину, практически не опасаясь за это наказания в виде штрафа, предусмотренного статьей 15.1 Кодекса об Административных Правонарушениях. Ответственность, предусмотренная данной нормой налагалась на юридические и должностные лица, к которым приравнивались и Индивидуальные Предприниматели за:

• 1. 
  Расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• 2. 
  Не оприходование в кассу денежной наличности;
• 3. 
  Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• 4. 
  Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Но, несмотря на такую победу, ИП недолго могли радоваться, поскольку с 1 января 2012 году они должны соблюдать кассовую дисциплину наравне с юридическими лицами. В соответствии с пунктом 1.1 Положения, его действие распространяется как на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет или перешедших на упрощенную систему налогообложения, так и на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Ключевые моменты нового положения

В новом Положении о ведении кассовых операций ЦБ РФ сосредоточился на трех основных моментах, обеспечение которых, как раз и вменяется в обязанность хозяйствующих субъектов. К таковым относятся:

• 1. 
  Внесение в кассовую книгу записей, которые должны быть сделаны на основании всех приходных и расходных кассовых ордеров;
• 2. 
  Недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег. Исключением являются случаи, когда накопление приходится на дни выплаты заработной платы, включая день получения средств для этих целей в банке, на выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни хозяйствующим субъектом ведутся кассовые операции;
• 3. 
  Хранение свободных денежных средств на банковских счетах в банках, также за исключением дней выплаты заработной платы, выходных и нерабочих праздничных дней, если в такие дни ведутся кассовые операции. При этом все операции по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранения, транспортировки, равно, как и порядка и сроков проведения проверки фактического наличия наличных денежных средств определяются хозяйствующим субъектом самостоятельно.

Таким образом, новое Положение снимает претензии сотрудников налоговых служб к предпринимателям об отсутствии должным образом оборудованной кассы. Кроме того, в соответствии с пунктом 1.2 Положения, организации и Индивидуальные Предприниматели должны самостоятельно определять лимит кассы, т.е. речь идет о максимально допустимой сумме наличных денежных средств, которая может храниться в кассе.

Для обособленных подразделений, которые располагают собственным расчетным счетом, лимит касс устанавливается отдельно. Примечательно, что при стольких новшествах из Положения пропали нормы, позволявшие хозяйствующим субъектам с постоянной денежной выручкой, расходовать ее на оплату труда, выплату социально-трудовых льгот и т.п. нужды.

В Положении также отсутствуют указания, на какие цели могут выдаваться под отчет наличные средства, но имеется общее определение: на расходы, связанные с осуществлением деятельности. Стоит отметить, что в Положении 2012 увеличен срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, стипендий и аналогичные нужды, который устанавливается руководителем, но не может превышать 5 дней.

Все кассовые операции должны оформляться соответствующими приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых не допускается внесение исправлений. В общем и целом, принцип документального сопровождения кассовых операций остался прежним, но гораздо подробнее регламентирован порядок составления и ведения кассовой книги и книги учета денежных средств.

Прочие нюансы кассовой дисциплины

В соответствии с пунктом 2.2 Положения приходный кассовый ордер подписывается либо главным бухгалтером, либо бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем или кассиром. Весьма схож с ним и порядок подписания расходного кассового ордера: он подписывается руководителем и главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем или кассиром. Кроме того, новое Положение допускает, что кассовые операции может вести руководитель, который подписывает кассовые документы.

Кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, а также кассовые документы могут быть оформлены как на бумажном носителе, так и с использованием, предназначенных для обработки информации технических средств, в том числе персонального компьютера и программного обеспечения. Однако при выборе технических средств, все кассовые документы должны быть распечатаны.

Некоторым исключением из этого правила является книга учета принятых и выданных денежных средств. Так, каждая операция с наличными, проведенная в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами по усмотрению руководителя может проводиться либо с распечатыванием листа книги, либо без. Если руководитель примет решение распечатать соответствующую страницу книги учета, то подлежащий распечатке лист должен быть подписан старшим кассиром и кассирами на бумажном носителе.

Если же распечатывать листы из книги учета нет необходимости, то старший кассир и кассиры должны быть обеспечены электронно-цифровыми подписями. Кроме того, страницы кассовой книги, которая ведется в электронном виде, подлежат распечатке в конце каждого рабочего дня в двух экземплярах.

После распечатки листы книги учета подбираются в хронологическом порядке и брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Что касается страниц кассовой книги, оформленной на бумажном носителе, то они брошюруются до начала ее ведения. Довольно подробно в Положении регламентирован порядок оформления реестра депонированных сумм, например, отмечено, что он составляется в произвольной форме, с указанием следующих реквизитов:

• 1. 
  Наименование или фирменное наименование юридического лица или Ф.И.О. Индивидуального Предпринимателя;
• 2. 
  Дата оформления реестра;
• 3. 
  Период возникновения депонированных сумм;
• 4. 
  Номер расчетно-платежной ведомости;
• 5. 
  Ф.И.О. работника или работников, которые не получили деньги, с указанием табельных номеров;
• 6. 
  Сумма невыплаченных наличных денег и итоговая сумма по реестру;
• 7. 
  Подпись кассира и ее расшифровка.

В том, что касается ведения кассовых операций, должное внимание в Положении было уделено и порядку взаимоотношений между головной организации с ее подразделениями. Так, например, в документе отмечено, что листы кассовой книги обособленного подразделения юридического лица подбираются и брошюруются им по каждому такому подразделению.

После выведения остатка суммы наличных денег в кассовой книге на конец, например, понедельника, структурная единица должна передать лист кассовой книги за этот рабочий день юридическому лицу не позднее вторника. В головную организацию может быть передан и второй отрывной экземпляр, если книга ведется на бумажном носителе. Если же обособленное подразделение предпочитает ведение книги учета с использованием технических средств, то в головную организацию следует передать второй экземпляр листа, распечатанного на бумажном носителе.

Безусловно, возможен обмен информации и в электронном виде, при котором передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными головной организацией. Действующее законодательство РФ этого не запрещает.