Одной из основ успешного ведения бизнеса является выбор надежных партнеров, чей правовой статус оформлен надлежащим образом. Проверить такой статус можно самостоятельно, не прибегая к услугам каких-либо детективных агентств или к опыту властных структур и лучше это сделать до официального оформления партнерских отношений в форме заключения договоров и подписания крупных контрактов.

Учредительные документы

Первое, на что стоит обратить внимание на стадии переговоров, и это позволит избежать многих негативных последствий, это Учредительные документы контрагента. Сотрудник будущего партнера, по вашему запросу должен предоставить для изучения руководителем организации или юристом копию Устава и Учредительного договора при его наличии. Изучая Учредительные документы контрагента, обратите внимание на то, что их оригиналы или копии должны быть представлены полностью. Это означает, что не допускается представление выписок из них или отдельных листов.

Если ваш будущий партнер является иностранным юридическим лицом, то вы можете попросить представить те документы, которые подтверждают его статус и резидентство. При этом учтите, что такие документы должны быть, не только переведены на русский язык, но и легализованы. Действующее таможенное законодательство РФ устанавливает правило о присвоении цифровых кодов разным странам мира, что отражается в Общероссийском классификаторе стран мира. Это правило означает, что в случае заключения контракта с иностранным юридическим лицом, после названия страны регистрации будущего партнера,  в скобках указывается и его цифровой код.

Проверка полномочий

Следующим шагом для проверки партнера на благонадежность является знакомство с документами, которые подтверждают право конкретного лица на подписание договора.
К таким документам относится заверенная копия решения единственного учредителя или
протокол общего собрания участников юридического лица, свидетельствующая о назначении единоличного исполнительного органа, например, президента, директора или генерального директора, а также приказ о его назначении.

Важным моментом для подтверждения полномочий руководителя на подписание договоров является и Устав компании, в котором должен быть раздел, подробно описывающий полномочия единоличного исполнительно органа.

Кроме того, в Уставе могут содержаться и ограничения, в отношении полномочий единоличного исполнительного органа. Например, может налагаться запрет на совершение определенного вида сделок; иметься ограничение в отношении суммы сделки или указание на обязательное получение согласия учредителей или совета директоров для ее совершения.

Доверенность

Контрагент может предоставить вам для подтверждения своих полномочий по подписанию договоров и доверенность, если он не является единоличным исполнительным органом, а действует как лицо на то уполномоченное.

В этом случае необходимо обратить внимание на дату составления доверенности. В случае ее отсутствия, доверенность считается недействительной. Кроме даты составления доверенности в ней указывается и срок ее действия.

Основное место в доверенности занимают полномочия лица, которые позволяют ему совершать те или иные действия, в частности, подписывать договора и выступать в интересах контрагента.
И наконец, если доверенность, выдана на территории иностранного государства, то она также как и иные официальные документы будущего партнера должна быть переведена на русский язык и легализована при помощи проставления апостиля.

Свидетельство о государственной регистрации

При ознакомлении с документами контрагента, подтверждающими его правовой статус, вам потребуется и копия его свидетельства о государственной регистрации, при изучении которого обратите внимание на полное соответствие наименования организации, указанного в уставе, наименованию юридического лица, указанному в свидетельстве.

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
При изучении копии свидетельства контрагента о постановке его на учет в налоговом органе проверьте аналогичное соответствие наименования юридического лица.

Выписка из ЕГРЮЛ

Важным документом для проверки контрагента станет свежая выписка из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц, при этом свежая выписка означает, что она получена, не позднее одного месяца до предоставления.

На что нужно обратить внимание в выписке?

Во-первых, на информацию о руководителе контрагента, которая должна полностью совпадать с данными руководителя организации, который подписывает документы;
Во-вторых, на юридический адрес контрагента, т.е. на адрес местонахождения юридического лица. Этот момент важен для вас в силу того, что именно юридический адрес будет указан в договоре, заключенном между вашими компаниями. Конечно, в договоре кроме юридического может указываться и почтовый адрес, но это не умаляет значение первого.
В-третьих, в выписке отражаются все изменения, которые вносились в Уставные документы партнера. Поскольку контрагенты зачастую предоставляют Устав, забывая предоставить те изменения, которые в него вносились, в том числе и существенные, то в дальнейшем могут возникать нестыковки в предоставленных данных.

Решить проблему можно запросив у контрагента помимо выписки и копии всех  свидетельств о внесении в государственный реестр изменений о юридическом лице, которые не связаны с внесением изменений в Учредительные документы юридического лица.

Лицензии

Если ваш будущий партнер осуществляет вид деятельности, подлежащий лицензированию, в соответствии с действующим законодательством РФ, то не лишним будет изучение копии лицензии или лицензий.
Обратите внимание на срок действия лицензии, который не должен быть просроченным и на приложение к лицензии (с перечнем тех видов деятельности, которыми вправе заниматься компания контрагента).

Подпись руководителя

Если по каким–либо причинам вы все еще сомневаетесь в достоверности подписи руководителя  компании – контрагента, то можете запросить  копию банковской карточки с образцами его подписи. Такие карточки заверяются либо нотариально, либо сотрудником банка, в котором осуществляется расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Иные документы

Среди прочих документов, которые помогут вам исключить наличие  рисков в договорных отношениях с контрагентом, например, финансовых рисков при совершении крупных сделок, запросите:

• заверенную копию бухгалтерского баланса за последний квартал с отметкой налогового органа;
• справку, выданную налоговой инспекцией, о состоянии расчетов по налогам, взносам и сборам;
• справку из банка, в котором открыт основной расчетный счет контрагента об отсутствии ссудной и иной задолженности (или наличии таковой), заверенные подписью руководителя и печатью финансового учреждения.

Все документы, о которых шла речь, должны быть заверены нотариусом, либо
руководителем компании, или должностным лицом организации, которая их выдала и круглой печатью. Кроме того, проверить контрагента можно воспользовавшись информационными ресурсами сети Интернет, на которых имеется сведения, например, о банкротстве предприятий в РФ и другие.