Представление интересов индивидуального предпринимателя или юридического лица как в отношениях с контрагентами, так и в различных государственных структурах, достаточно частое явление в бизнесе. Подчас руководителю компании просто необходимо присутствовать одновременно в нескольких местах, что сделать физически невозможно.

Как раз для оперативного и своевременного выполнения поставленных задач, организации прибегают к наделению полномочиями в полном объеме или в части посредством доверенности определенных лиц, собственных работников или сотрудников привлеченных из вне. Однако необходимо знать нюансы оформления так называемых доверительных отношений, поскольку именно ведение коммерческой деятельности требует решения хозяйственных вопросов, сопровождающихся простановкой подписей на соответствующей документации.

Чем подтверждаются полномочия?

Как правило, первыми лицами организации, обладающими правом представлять интересы компании и делегировать свои полномочия, являются их руководители - генеральные директора или директора, входящие в состав коллегиального исполнительного органа юридического лица. Независимо от наименования их должности, и первые и вторые, являются «доверенными» лицами компании на основании ее Учредительных документов, а именно Устава, в котором должен быть очерчен круг вопросов, относящихся к их исключительной компетенции. В этом случае доверителем является учредитель юридического лица, который разработал и утвердил Устав, закрепив, таким образом, правомочия генерального директора или директора, являющегося высшим исполнительным органом компании. Изменить или дополнить полномочия руководителей можно только при помощи внесения в Устав компании соответствующих изменений.

При этом руководителям компании, не нужна какая–либо доверенность для реализации возложенных на них функций. В Уставе компании может содержаться и перечень лиц, которые имеют право действовать в ее интересах без доверенности, например, заместитель генерального директора, для легализации прав которого нужно помнить о наличии документов, подтверждающих фактическое отсутствие руководителя компании в момент совершения действий, требующих от заместителя полномочий гендиректора. Но это скорее исключение из правил. Кроме того, руководитель организации, как и любое ее доверенное лицо, имеет право передоверить свои полномочия или их часть другому лицу, если уполномочено на это доверенностью или же по стечению неблагоприятных обстоятельств вынуждено это сделать для охраны интересов лица, выдавшего доверенность. О передоверии в таких случаях, доверитель должен быть обязательно извещен.

Доверенные лица компании

Высший исполнительный орган юридического лица имеет право выдавать доверенности другим лицам, для представления интересов компании. В качестве таковых могут привлекаться работники, наделенные полномочиями исходя из их должностных обязанностей, например, бухгалтер. Как правило, в должностные обязанности данных сотрудников входит оформление первичной товаросопроводительной документации, счетов-фактур, товарных накладных и прочее. В качестве доверенных лиц могут привлекаться и лица, которые в штат компании не входят, но приглашены для решения отдельных задач, например аудиторы, юристы, адвокаты и т.д.

При этом если в качестве «приглашенных» специалистов выступает организация, оказывающая услуги по ведению налогового и бухгалтерского учета, то для проставления подписи представителями этих компаний на отчетной документации, представляемой в налоговую инспекцию, будет недостаточно одного договора на оказание услуг. То же самое касается официальных писем и запросов, которые направляются в государственные организации от аутсорсинговой компании, поскольку полномочия по подписанию корреспонденции и по представлению интересов в государственных органах специализированной организацией должны быть отражены в договоре и доверенности. При этом доверенность должна быть подписана руководителем компании – доверителя и заверена печатью юридического лица, которое прибегло к услугам сторонней организации. Кроме того, доверенность выдается и такой категории работников, как директора филиалов и представительств.

Правила представления

Действующее гражданское законодательство РФ устанавливает письменную форму доверенности, определяя ее как полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства его интересов перед третьими лицами. Это означает, что все сделки представителя совершаются от имени и в интересах представляемого лица. Кроме того, представитель не имеет права совершать сделки от имени представляемого, но в отношении лично себя или в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является. Исключением из данного правила являются случаи коммерческого представительства.

Форма доверенности

Доверенность составляется либо в простой письменной форме либо в письменной форме, но с нотариальным удостоверением и представляет собой текст с перечнем полномочий и указанием на доверителя и доверенное лицо. Доверенность заверяется подписями доверенного лица и доверителя, а также круглой печатью юридического лица, если не требует нотариального заверения. В данном случае речь идет о простой письменной форме доверенности, в отличие от которой нотариальная доверенность выглядит немного иначе. В соответствии с действующим законодательством РФ нотариальная форма доверенности необходима при представлении интересов организации только в специально предусмотренных случаях, например при регистрации права собственности на недвижимое имущество.

Некоторые спорные моменты, связанные с формой доверенности могут возникнуть также и при представлении в налоговых органах интересов Индивидуального предпринимателя, не обладающего статусом юридического лица. Выступая в качестве физического лица, ИП может делегировать полномочия в большинстве случаев только при помощи оформления доверенности у нотариуса. С другой стороны у предпринимателей нет круглых печатей, а это не допускается в хозяйственной деятельности, поэтому Министерство финансов России говорит об обязательном нотариальном удостоверении доверенностей, выдаваемых от имени ИП в отношениях с налоговыми органами. Кроме того, в 2011 году налоговая служба направила Письмо с приложением «Методических рекомендаций по формированию информационного сообщения о доверенности», в котором установила четкие требования по структуре сведений о доверенных лицах и доверителях, а также включила в себя образцы доверенностей для всех случаев.

Прекращение доверенности

В соответствии с ГК РФ, действие доверенности может быть прекращено в одном из следующих случаев:

• 1. 
  Истечение срока действия доверенности;
• 2. 
  Отмена доверенности доверителем;
• 3. 
  Отказ лица, которому выдана доверенность, воспользоваться предоставленными по доверенности правами;
• 4. 
  Прекращение действия организации, выдавшей доверенность, если речь идет о доверителе - юридическом лице;
• 5. 
  Прекращение существования организации, если речь идет о доверенном - юридическом лице;
• 6. 
  Признание недееспособным или безвестно отсутствующим гражданина, которому доверенность была выдана.

Особого внимания заслуживает прекращение действия доверенности в случае отмены ее доверителем- юридическим лицом, поскольку при смене руководства компании, новый руководитель, как правило, пересматривает перечень доверенных лиц, особенно если их права носят исчерпывающий характер. С одной стороны новый руководитель не знает коллектива, а значит, не может доверять сотрудникам. Поэтому ему следует известить об отмене доверенностей в письменном виде тех, кому таковые были выданы прежним руководством. С другой стороны законом не установлена форма надлежащего извещения доверенных лиц, поэтому можно сделать это как напрямую, так и воспользоваться публичными источниками извещения, например, СМИ.

Принципиальное значение при наличии доверительных отношений в любых ситуациях имеет благонадежность участников с каждой из сторон, а уже потом знание всех нюансов составления и подписания доверенностей. Прежде всего, это касается юридических лиц, руководство которых может воспользоваться доверчивостью сотрудников и делегировать им полномочия на подписание сомнительных документов, так и сотрудников злоупотребляющих переданными им по доверенности правами. Но в любом случае, стоит помнить, что доверенность, выданная физическим или юридическим лицом – это право быть доверителем, но никак не обязанность, а значит, если у потенциального доверенного лица имеются сомнения в законности и правильности содержания предлагаемого на подпись документа, вы имеете полное право отказаться от его подписания. И напоследок, доверенным лицам – сотрудникам организаций, которым руководитель передал часть своих полномочий нужно помнить, что выступая единоличным исполнительным органом юридического лица, ответственность за нарушения он станет нести в полном объеме.