В настоящее время все большее число компаний довольно успешно работают, не имея офиса. Сейчас они уже не воспринимаются как нечто чуждое бизнес среде и не вызывают недоверия у партнеров и клиентов. Но, при всей внешней привлекательности к так называемой «безофисной» форме организации бизнеса или работе в «свободном формате» в таких организациях возникают различные сложности именно ввиду отсутствия сложившейся практики открытия юридического лица и ведения бизнеса.

Что есть офис?

Под офисом понимают обычное помещение, закрепленное за конкретным субъектом предпринимательства, в котором располагается руководитель организации, находятся учредительные документы и круглая печать, а также другие сотрудники. Кроме того, адрес офиса указывается при регистрации фирмы, на который посылаются официальные письма и куда приходят с визитом сотрудники контролирующих органов. В большинстве случаев в офисе происходят встречи партнеров и подписываются договора и другие важные документы.

Принимая во внимание значение реального офиса, стоит отметить цели, для которых многие компании используют это помещение:

• Регистрация юридического лица;
• Представительские функции;
• Выполнение трудовых обязанностей сотрудниками компании;
• Осуществление юридического и бухгалтерского сопровождения деятельности компании;
• Контроль над трудовой деятельностью работников;
• Придание компании дополнительной солидности.

Но все же, роль офиса слегка преувеличена, поскольку он играет сугубо представительскую функцию для большинства людей, которые видя обстановку внутри офиса и сотрудников, одетых в соответствии с дресс-кодом  и бегающих туда–сюда, считают что такая компания процветает и с ней можно иметь дело.

Тем же предпринимателям, которые выбрали «свободный формат»  бизнеса придется доказывать свою состоятельность на практике, не пуская пыль в глаза.

Для того чтобы создать положительное впечатление и настроить партнеров на нужный лад, достаточно представить для ознакомления учредительные документы с указанием юридического адреса компании, по которому узнают о вашем существовании.

Если такого адреса нет на городской карте, то он  должен присутствовать в интернете, куда сегодня люди заглядываю порой прежде, чем связаться с необходимой компанией по телефону. 

Для придания должного впечатления о виртуальном офисе следует заранее позаботиться о создании удобного сайта, с указанием действительной информации о деятельности компании, с контактными телефонами и дополнительными сервисами.

В случае, если клиента или партнера все устроит, то вы сможете заключить договор или продать товар без затрат времени на встречу и переговоры, конечно при условии, что интересы обеих сторон не пострадают.

Поле деятельности

Говоря об офисе, как о помещении, можно сделать вывод, что оно необходимо лишь тем компаниям, которые действительно в нем нуждаются в связи со спецификой деятельности. Так, например, в собственном помещении нуждаются средние или крупные производители, в котором работники трудятся на территории предприятия, поскольку организовать трудовой процесс в домашних условиях не представляется возможным.

В это же время, вне зависимости от размера предприятий, оказывающих различные услуги, например бухгалтерское или юридическое сопровождение, иметь собственное помещение необязательно.

В домашних условиях можно производить дизайнерскую одежду, писать рекламные статьи или продавать товар, создав интернет–магазин, без использования торговых площадей. Для таких магазинов, место хранения товара – склад одновременно является и офисом.

А как же сотрудники?

Советский термин о том, что сотрудники должны работать там, где находится начальство, в наш век сверхбыстрых технологий устарел, поэтому ставить задачи и выполнять их своевременно можно без постоянного контакта с остальным коллективом и контроля со стороны руководства. Для собраний можно выбирать как конкретное место и время, так и общение через интернет или корпоративную сеть в режиме online.

При этом для соблюдения требований установленных действующим законодательством РФ, компания должна обеспечить своим сотрудникам условия работы, соответствующие требованиям охраны труда. И хотя ставший привычным термин «удаленный работник»  в ТК РФ отсутствует, он не запрещает организовать деятельность сотрудников на дому, регулируя их труд главой 49.

Особенностью здесь является трудовой договор с «удаленным работником», в котором следует детально расписать основные и дополнительные условия и обязательства сторон, ориентируясь на Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 года N 275/17-99 «Об утверждении Положения об условиях труда надомников».

Нанимать удаленных сотрудников не на постоянную работу, а для решения конкретных задач сегодня не только удобно, но и популярно. Это позволяет не ограничиваться территорией одного города или страны и существенно облегчить подбор персонала. 

А для редких, но дружных встреч коллективов предусмотрены специальные корпоративные мероприятия, которыми пользуются франчайзинговые компании.

Кроме того, для того чтобы оформить удаленного сотрудника из другого города достаточно выслать почтой все необходимые документы для подписания - трудовой договор, трудовую книжку и страховой медицинский полис.

Если сотрудник нанимается на работу из другого государства, то могут возникнуть некоторые сложности из-за отсутствия должного законодательного регулирования этого вопроса. Это с одной стороны. С другой - сотрудник, работающий  за границей, не может быть признан иностранным работником, что облегчает задачу его трудоустройства. Работодатель, нанимающий работника, проживающего на территории другого государства,  не обязан получать разрешение на привлечение и использование иностранной рабочей силы, а значит, и уведомлять соответствующие государственные органы и получать разрешение на работу в России.

На чем мы экономим?

Одной из главных причин, по которым компании отказываются от прежних офисов или не собираются заводить его вообще является экономия денежных средств так необходимых для начинающих или разрастающихся компаний.

Компания, работающая без офисного помещения, может сэкономить на приобретении недвижимого имущества или на его аренде; на приобретении необходимой мебели и офисной техники; на оснащение всех рабочих кабинетов телефонной связью и интернетом, а также на фонде оплаты труда, поскольку между компанией и сотрудниками заключаются гражданско-правовые договора. При этом работодатель не должен оплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды. 

Если в компании работают иностранные работники, то с выплачиваемой заработной платы не уплачивается НДФЛ, поскольку иностранцы не являются налоговыми агентами.

За счет отсутствия уборщиц, системных администраторов, охранников и другого обслуживающего персонала, поддерживающего работу офиса, так же можно сэкономить на зарплате. Исключением здесь являются кадры, занимающиеся созданием и  поддержанием работы по раскрутке сайта компании.

В итоге, компания, выбравшая «свободный» формат офиса экономит довольно приличные суммы денег и находится в более выгодном положении.