Как для начинающих предпринимателей, которым покупка собственной недвижимости не по карману, так и для тех, кто занимается бизнесом давно, аренда офисного помещения на основе грамотно составленного и заключенного договора аренды, является оптимальным вариантом. Именно договор, с акцентом на важные для арендатора моменты станет гарантией избавления от возможных неприятностей. Так каким же образом необходимо оформлять важные бумаги на арендуемое нежилое помещение, где вы разместите своих сотрудников, будете принимать гостей и заниматься делом?

Нюансы

Действующий Гражданский Кодекс РФ, в главе 34 содержит нормы, регулирующие вопросы аренды любых помещений, в т.ч. и офисных.

В договоре аренды обязательно должны быть указаны реквизиты сторон, срок аренды помещения, размер и способы внесения арендной платы, а также перечислены права и обязанности арендатора и арендодателя, ответственность сторон и порядок его расторжения. Кроме того, детально точно нужно описать и сам объект договора, которым является помещение, сданное физическому или юридическому лицу в аренду.

Это общие требования, предъявляемые законом к договорам найма, подвидом которого является аренда офиса.

Сам договор аренды составляется в письменном виде и при некоторых условиях подлежит обязательной государственной регистрации, отсутствии которой может быть снованием для признания договора недействительным.

Помимо общих правил, установленных ГК РФ, в договор аренды могут быть включены иные условия, которые признаются сторонами существенными или значимыми, поэтому
арендатор, при желании сможет прописать в нем все нюансы взаимоотношений с арендодателем, начиная от вопросов, касающихся ремонта помещения и заканчивая, обязанностями по мытью окон и смене перегоревших лампочек. При этом все, что прописано в тексте договора, будет иметь законную силу с момента подписания договора сторонами, если речь идет о краткосрочной аренде или с момента государственной регистрации, если срок аренды равен или превышает один год.

Срок аренды

Поскольку речь зашла о таком существенном условии договора аренды, как срок его действия, то стоит заметить – он является основанием для государственной регистрации, если договор заключен на один год или более. Если стороны не подали документы в регистрирующий орган, то он может быть признан в последующем недействительным.

Однако, некоторые арендаторы и арендодатели, не желая нести материальные и временные расходы, связанные с прохождением государственной регистрации прибегают к хитростям. Они заключают договор аренды сроком на одиннадцать месяцев на условиях последующей пролонгации договора, либо заключают договор на неопределенный срок.

Арендная плата

Арендная плата, ее размер и способ внесения является одним из существенных условий договора аренды офиса, без них договор считается недействительным.

Арендная плата может быть установлена исходя из стоимости одного квадратного метра помещения, или указываться за все помещение в целом. Арендные платежи могут быть не только фиксированной суммой, что наиболее оптимально для арендатора, но и прописываться в качестве услуг, оказанных арендодателю – арендатором, например, бухгалтерское сопровождение. Такое разнообразие выбора удобно для сторон, как и то, что размер арендной платы может быть изменен не чаще одного раза в год, если иное не указано в договоре аренды офиса.

Ремонт

Поскольку в уютном офисе работается лучше, а для многих компаний чистота и красота – это обязательное условие для съема помещения, то перед составлением договора обсудите с арендодателем кто и как часто будет делать ремонт в офисе, а кто возьмет на себя обязательство по поддерживанию помещения в приличном виде. Придя к единому мнению, зафиксируйте его в договоре аренды офиса, как и состояние самого офиса, например в акте. При этом, акт должен быть составлен и подписан сторонами или их уполномоченными представителями в присутствии двух свидетелей.

Как правило, текущим ремонтом должен заниматься арендатор, если состояние помещения хорошее, а капитальным – арендодатель. Если арендатор будет за свой счет производить и капитальный ремонт и текущий, то собственник помещения может компенсировать ему часть затрат или зачесть их в счет арендной платы. Однако в договоре все может быть прописано и по-другому, как сам ремонт и срок его проведения, так и смета расходов и порядок компенсации.

Расторжение договора

Арендатор и арендодатель должны соблюдать взятые на себя обязательства по договору аренды офиса, в противном случае потерпевшая сторона может потребовать расторжения отношений в одностороннем порядке. Кроме того, стороны могут расторгнуть договор аренды из-за истечения срока его действия или по взаимному согласию.

Действующее гражданское законодательство предусматривает односторонний отказ от договора аренды арендодателем в случае, если арендатор:

• не исполнил обязанностей по оплате арендной платы более двух раз;
• использовал арендуемое помещение с существенным нарушением условий договора аренды;
• существенно ухудшил арендуемое имущество;
• не провел в установленный договором аренды срок,капитальный ремонт помещения (если эта обязанность была прописана в договоре).

На одностороннее расторжение договора имеет право и арендатор, в случаях, если арендодатель:

• не исполнил взятых на себя обязательств по передаче помещения в пользование арендатору; в арендуемомпомещении обнаружились недостатки, которые не были оговорены в договоре аренды;
• не провел капитальный ремонт помещения.

Перечень оснований для одностороннего отказа от исполнения договора аренды одной из сторон, данный ГК РФ не является исчерпывающим, что означает право сторон самостоятельно и с учетом специфики своих отношений, определять ситуации, когда договор аренды может быть расторгнут.

Обязательные атрибуты договора

Итак, исходя из буквы закона и судебной практики, в договоре аренды офисного помещения должно быть указано:

• Максимально точное описание объекта аренды, начиная с адреса и его месторасположения на поэтажном плане здания;
• ссылка на документ (Свидетельство на право собственности, договор, доверенность), подтверждающий право арендодателя на распоряжение данным объектом недвижимости;
• срок действия договора,  при отсутствии которого он признается бессрочным, что означает наличие возможности у обеих сторон для отказа от заключения договора;
• срок аренды, который влияет на государственную регистрацию и может не совпадать со сроком действия договора, например, если подписание передаточного акта сторонами не совпадает с моментом вступления в силу договора аренды;
• арендная плата, а именно ее размер и способы внесения. Целесообразно прописать в договоре аренды не только эти пункты, но и положения, касающиеся тех услуг, которые в нее входят. Это позволит разграничить обязанность по оплате коммунальных услуг и иных платежей;
• большинство арендаторов предпочитают указывать в договоре аренды и ту сторону, которая несет на себе бремя совершения действий и несения материальных затрат, связанных с государственной регистрацией договора аренды, если он заключен на срок один год и более;
• указание на права третьих лиц на объект недвижимости, сдаваемый в аренду также обязателен (при их наличии);
• условие об оплате коммунальных расходов, которые будут оплачиваться на основании выставленных коммунальными службами счетов, следует указать в договоре отдельной строкой, как и то лицо, которое должно их оплачивать полностью или частично. При этом важно отметить, если такого пункта в договоре аренды офиса нет, то она целиком и полностью ложиться на собственника помещения;
• неотделимые улучшения, произведенные арендатором в силу специфики его деятельности, могут стать краеугольным камнем для сторон.Это условие и порядок действий по улучшению офиса следует прописать в договоре;
• особыми моментами, которые также следует оговорить отдельно, являются ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащие исполнение взятых на себя обязательств и порядок возврата помещения арендодателю.

И последнее, на что стоит обратить внимание перед подписанием договора аренды и последующим переездом:

• Если офисное помещение, расположено на первом этаже жилого дома, и некогда являлось квартирой, то убедитесь, что оно было переведено из жилого фонда в нежилой. Это подтверждается соответствующими документами.
• Если офисное здание является самовольной постройкой, то учтите, что такие постройки, возведенные на земельных участках, не отведенных для этих целей и без получения необходимых разрешений, или возведенные с существенным нарушением градостроительных и строительных норм и правил сдаваться в аренду не могут.

Учитывая рекомендации, изложенные выше и прислушавшись к советам специалистов, вы сможете заключить безопасный договор аренды.