Наличие офиса у компании – это, пожалуй, один из важнейших аспектов удачной предпринимательской деятельности. В помещении, предназначенном для офиса, работают сотрудники, проходят переговоры и важные совещания. В офис компании может нагрянуть налоговая проверка или прийти судебные приставы. Но, несмотря на это, офис юридического лица не является обязательным условием его существования и деятельности.
Рамки закона
В настоящее время не у каждого предпринимателя есть в собственности помещение, которое можно приспособить под офис компании или денежные средства, на которые можно его арендовать. Однако вполне возможно организовать деятельность юридического лица без офиса и что главное, в рамках закона.
С одной стороны, благодаря развитию современных технологий, отсутствие офиса у юридического лица не является серьезной проблемой, поскольку организовать работу можно и удаленно, оставаясь на связи, как с сотрудниками, так и партнерами.
С другой стороны, определенные трудности могут возникнуть как на стадии государственной регистрации компании без прописки, так и в дальнейшем вопросы возникнут у сотрудников налоговых органов и банковских служащих.
Что касается действующего законодательства РФ, то в нем имеются пробелы в отношении такого необычного бизнеса, когда юридическое лицо ведет свою деятельность, не имея офиса.
Почтовый адрес
В соответствии с действующим гражданским законодательством РФ, среди обязательных сведений, которые должны содержаться в Едином Государственном Реестре Юридических лиц, значится адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, где хранится круглая печать, учредительные документы компании и восседает руководитель. Именно через этот адрес осуществляется связь с компанией.
Важным моментом является возможность на указание в качестве такового - адрес иного органа или лица, который имеет право действовать от имени компании без доверенности, если у юридического лица нет постоянного местонахождения.
В ЕГРЮЛ при прохождении государственной регистрации компании, у которой нет офиса, можно указать:
- Домашний адрес одного из учредителей или директора, если они владеют квартирой или домом на праве собственности. С таким положением дела согласны не только судебные органы, но и регистрационные – ФНС;
- Предоставление существующего адреса функционирующей компании для получения учредительных документов. Речь идет о ситуации, когда учредитель создаваемого юридического лица обращается к партнеру или знакомому с подобной просьбой.
Если вы выбрали второй вариант, то необходимо заключить предварительный договор аренды или субаренды с собственником помещения, а также документ, подтверждающий право собственности арендодателя на помещение, которые представляются регистрирующему органу. Второй вариант опасен тем, что впустив незнакомую компанию на свою территорию, собственник может понести ответственность, в случае ведения незаконной предпринимательской деятельности арендатором.
- Третий вариант являет наиболее распространенным, и представляет собой покупку юридического адреса у компании специализирующейся на этом. Хоть покупка считается простым и приемлемым вариантом, но хранит в себе много «подводных камней», начиная от юридического адреса, занесенного в «черные списки» налоговых органов и заканчивая недобросовестным собственником – мошенником.
Поэтому, оптимальным вариантом для компаний, не имеющих собственного помещения или хорошего друга с офисом, является покупка юридического адреса при регистрации с указанием его в ЕГРЮЛ. А в дальнейшем использование адреса своего партнера или хорошего знакомого.
Кроме того в качестве юридического адреса можно использовать и складское помещение, что весьма распространено в интернет–магазинах.
Нюансом отсутствия офисного помещения и юридического адреса дает юридическому лицу свободу в выборе государства, где компания хотела бы встать на учет, и в выборе системы налогообложения, например, в популярных среди бизнесменов Британских Виргинских островах.
Налоговый учет
Отсутствие у юридического лица офиса не освобождает его от обязанности вести бухгалтерский учет и платить установленные налоги и сборы. Руководитель компании должен своевременно позаботиться о создании соответствующего отдела в офисе, либо найти специалистов, которые будут вести эту работу удаленно.
Важным моментом для юридического лица является отсутствие каких-либо особенностей налогообложения для компании без офиса с удаленными работниками, а для сотрудников налоговых органов – нахождение компании в пределах досягаемости.
Согласитесь с тем, что если налогоплательщик добросовестно исполняет все обязанности, по исчислению и уплате налогов, представлению необходимых для проведения налоговых проверок документов, а также имеются сведения об адресе регистрации компании, то наличие или отсутствие у нее офиса не является нарушением закона и не привлекает дополнительного внимания ФНС.
Кроме того, указав точные номера рабочих, сотовых и стационарных телефонов для связи, и периодически посещая своего инспектора, ваша компания избежит проблем с налоговыми органами по причине отсутствия офиса.
Нюанс
Определенной проблемой для юридических лиц без офиса и для сотрудников налоговой инспекции станет выездная налоговая проверка, при проведении которой последние должны приехать на территорию налогоплательщика. Но, решить ее позволяет действующий Налоговый Кодекс РФ, а именно статья 89, которая гласит, что «проверить деятельность юридического лица инспекторы могут и на своей территории, если компания не готова и не может предоставить в распоряжение ревизоров свой офис».
Бухгалтерия
Как правило, в компаниях без офиса, сотрудники также работают вне его стен, то есть удаленно, что не накладывает дополнительных обязанностей на специалистов. При удаленной работе важно наладить не только бесперебойную, но и «закрытую» связь между сотрудниками, особенно, если они работают с первичными документами.
Целесообразно организовать работу сотрудников и передачу файлов через закрытый канал, а также обеспечить безопасность системы, в которой работает персонал, особенно бухгалтерия.
Целесообразно нанять несколько бухгалтеров или организовать работу единственного специалиста на нескольких компьютерах, например, на первом будет формироваться отчетность, на втором проходить все платежи, на третьем – выставляться счета.
Кроме того, не рекомендуется использовать популярную систему «Банк – клиент», поскольку она не только позволяет управлять финансами на расстоянии, но и связана с большим риском атаки хакеров и доступом к важным документам компании.
Все ценные документы юридического лица лучше всего не пускать в электронный документооборот или сократить его до минимума и хранить в сейфе, там же, где и круглую печать организации.
Сегодня можно не только успешно работать и зарабатывать на дому, но и управлять компанией без офиса, тем более передовые технологии и современная жизнь подталкивают на это. Однако отсутствие офиса вызывает недоверие банков и государственных чиновников, для которых важнее фасад, нежели то, что скрыто внутри.