Довольно часто в ходе предпринимательской деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей возникают ситуации, когда необходимо оплатить товары или услуги наличными деньгами или пластиковыми картами, изготовленными для корпорации. Существуют ли здесь какие–либо нюансы, особенности и опасности для тех компаний и предпринимателей, которые выбрали Упрощенную Систему Налогообложения?

Правила игры

Если денежные средства, которые вы собираетесь пустить на наличные траты, поступили в кассу предприятия не с расчетного счета, например, от клиента или покупателя напрямую, то как правило, без применения ККТ не обойтись. Это первый момент. 

Второй, связан с установленным Центральным Банком РФ лимитом в отношении размера наличных денежных средств в пределах одной сделки или одного договора. Он равен ста тысячам рублей, если подобные сделки совершаются между юридическими лицами; между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями; и индивидуальными предпринимателями между собой.

Лимит

Лимит, установленный ЦБ РФ, касается обязательств по одному договору, независимо от того, в течение какого времени был произведен платеж – день, месяц, год и на какое количество платежей был разбит. Важно, чтобы общая сумма не превышала сто тысяч рублей! Даже если по договору была прописана одна сумма, а по дополнительным соглашениям к нему – другая, то в любом случае она не должна быть больше 100 000 рублей в рамках одного договора.

Но, если ваша организация заключила несколько договоров с одной организацией и в один день, общая сумма наличной оплаты по которым превышает установленный лимит, то противоправных действий и нарушений здесь не будет, поскольку ограничения касаются одного договора.

Правила о лимите действуют и в тех случаях, если ваша организация и вы, как индивидуальный предприниматель, производите наличные денежные траты через подотчетных лиц, которые не только производят расчеты от имени работодателя, но действуют на основании доверенности.

Ограничения, установленные ЦБ РФ, хотя и распространяются на расчеты, производимые между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также между организациями и предпринимателями, но имеют свои исключения. Так, в случае, если платеж проводится индивидуальным предпринимателем на собственные нужды, не связанные с бизнесом, то правило о лимите не действует.

Цели

Расходовать наличные денежные средства можно только на цели, определенные в нормативных актах, и только на них. Так, например, к ним относятся закупка сельскохозяйственной продукции, тары и вещей, скупаемых у населения, командировочные, оплата товаров, работ, услуг и некоторые другие.

Список их ограничен, поэтому, если руководство компании захочет купить подарки для сотрудников и партнеров к какому–то празднику, накрыть новогодний стол или  порадовать партнеров небольшими презентами, ей придется, сначала сдать наличную выручку в банк.

Затем снять с расчетного счета компании необходимую сумму, например, на хозяйственные нужды по чеку, и оприходовав деньги в кассу, выдать их доверенному лицу или одному из сотрудников под отчет.

Кроме того, цели, на которые вы хотите израсходовать наличные денежные средства, всегда необходимо согласовывать с обслуживающим компанию банком ежегодно, например, при оформлении расчета лимита остатка в кассе.

Административный Кодекс не предусматривает ответственность за расходование наличных денежных средств на иные цели, однако контролирующие органы могут наложить штраф за такое правонарушение.

Корпоративная карта

Одним из удобнейших средств для организаций, при наличии которой компании не придется иметь дело с наличными деньгами является корпоративная карта, позволяющая производить операции с корпоративными счетами, например, совершать покупки без оформления платежных поручений. При этом корпоративной картой считается банковская карта, позволяющая работникам проводить операции по счету организации, например, оплачивать командировочные и представительские расходы.

Обычно, корпоративная карта оформляется на конкретного работника организации и является именной, а все находящиеся на ней денежные средства принадлежат компании.

Кроме того, все суммы, переводимые с расчетного счета компании на карточный счет, остаются в собственности работодателя, и не отражаются в налоговом учете.

Для распоряжения денежными средствами на корпоративной карте устанавливается лимит, договором карточного счета, который не может быть превышен сотрудником, который картой пользуется. 

Санкции

  В действующем административном законодательстве РФ предусмотрены штрафные санкции, установленные за:

• превышение лимита при произведении расчетов наличными деньгами с другими организациями;
• неоприходование или неполное оприходование денежных средств в кассу;
• несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Перечень нарушений является исчерпывающим, что означает отсутствие возможности у контролирующих органов штрафовать индивидуальных предпринимателей и юридических лиц за иные правонарушения по статье 15.1 КоАП.

При этом на должностных лиц возложена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 рублей, на организации - от 40 000 до 50 000 рублей соответственно.

Так кто же виноват?

Так кто же виноват в ситуациях, когда установленный ЦБ РФ лимит превышен: те, кто принял наличные денежные средства, превышающие сто тысяч рублей или те, кто их заплатил? Ответ дал все тот же ЦБ РФ в своем письме, где признал виновной стороной плательщика. Аналогичного мнения придерживаются и арбитражные суды.

Однако не рекомендуется принимать денежные средства сверх лимита другой стороне, полагая, что все бремя ответственности ляжет не на них.

Избежать ответственности можно, если лимит был превышен более двух месяцев назад, а также не было налоговых проверок и соответственно штрафов. Это законно, поскольку КоАП устанавливает двухмесячный срок для наложения штрафных санкций по таким правонарушениям.

Нюансы

Говоря об ответственности и ее пределах, административное законодательство предусматривает только расчеты наличными денежными средства между юридическими лицами, исключая таким образом, индивидуальных предпринимателей. Поэтому, несоблюдение лимита при расчетах, произведенных между организациями и индивидуальными предпринимателями, не образует состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1.